Сдача отчетности с описью вложения

В настоящее время сдать отчетность, возможно, несколькими способами: 1. сдать лично или через представителя, в этом случае инспектор поставит на копии баланса отметку о том, что отчетность принята, и текущую дату (п. 4 ст. 80 НК РФ); 2. сдача отчетности через телекоммуникационные каналы связи, отчетность считается "представленной" в инспекцию, если фирма получила подтверждение, подписанное ЭЦП оператора. "Принятой" отчетность будет также считаться, если фирма получит протокол входного контроля, подтверждающий, что эти формы не содержат ошибок и прошли входной контроль в налоговой инспекции; 3. сдачи отчетности по почте, датой ее сдачи будет дата, проставленная на почтовой квитанции.

Каждый бухгалтер выбирает для себя оптимальный способ сдачи отчетности, но бывают такие дни, которые не оставляют бухгалтеру выбор, и он пользуется проверенным способом сдачи отчетности по почте.

Считается, что документы поданы вовремя, если их сдали на почту до 24.00 последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ). Подтверждением того, что вы вовремя сдали документы, будет служить почтовая квитанция. Однако налоговые органы «не любят» отчетность, отправленную по почте.

На практике встречается такая ситуация: отчетность отправлена по почте без описи вложения. Отчетность налоговым органом получена. Однако налоговый орган утверждает, что организация не представила отчетность, так как отсутствует опись вложения. В Письме УМНС по г. Москве от 12.10.2004 № 11-1 5/65542 можно найти такие разъяснения: «квитанция… и уведомление о вручении не подтверждают факт отправки организацией декларации по налогу». Организацией не соблюден порядок направления деклараций почтовым отправлением, установленный пунктом 2 статьи 80 НК РФ, а именно: отсутствует опись вложения.

Из примера видно, что отсутствие такой описи налоговые органы, как правило, расценивают как непредставление налоговой декларации, в связи, с чем признают основанием для взыскания санкций по ст. 119 НК РФ. В обоснование своей позиции, они указывают на предусмотренное в ст. 80 НК РФ и ст. 15 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее по тексту - Федеральный закон "О бухгалтерском учете") требование о представлении декларации по почте с описью вложения.

 Чтобы этого избежать, вам придется доказывать, что вы действительно оправили отчетность и сделали это во время, и что конкретно было отправлено в конверте. В этой статьи и пойдет речь об этом способе сдачи отчетности и о порядке оформления описи вложения.

Статья 80 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) гласит, что отправлять отчетность почтой нужно с описью вложений. Итак, отчетность должна быть направлена в виде почтового отправления с описью вложения. Но в статье 80 НК РФ не указано, что собой представляет опись, как ее необходимо составлять и, что опись нужно оформлять и заверять на почте.

Рассмотрим взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также права и обязанности указанных операторов и пользователей, которые регулируются Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 221.

 Согласно п.12 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 221 перечень видов и категорий почтовых отправлений, пересылаемых, в частности, с описью вложения определяется оператором почтовой связи и в зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:

– регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные). Принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаются адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

– простые (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;

 Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 72, в зависимости от вида, категории и разряда внутренних почтовых отправлений и почтовых переводов отправитель делает на их адресной стороне следующие отметки (при их отсутствии):

– на заказных письмах (почтовых карточках) – «Заказное»;

– на письмах с объявленной ценностью – «С объявленной ценностью на… руб.», на письмах с объявленной ценностью с описью вложения, кроме того, – «С описью».

 Иных разъяснений по поводу понятия "опись вложения" Правила оказания услуг почтовой связи не содержат и в ничего в НК РФ не сказано. Следовательно, поскольку форма описи вложения не установлена ни НК РФ, ни Правилами оказания услуг почтовой связи, организация может составить опись вложения в произвольной форме и любым письмом.

На практике, отправляя отчетность заказным письмом, опись почта не оформляет, как утверждают сотрудники почты, такая процедура предусмотрена только для ценных писем. Несмотря на то, что Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 72 утратили силу, на практике работники почты продолжают им руководствоваться при проставлении данных отметок.

 Чтобы избежать ответственности и различных доказываний о сдаче отчетности и соблюдения ст. 80 НК РФ рекомендуем отправлять документы ценным письмом, и иметь на руках второй экземпляр описи вложения в почтовое отправление, заверенный работником почты.